업무 메일 작성, 문서 회람, 첨부 파일 등 직장에서 매일 쓰는 이메일·문서 관련 용어를 정리했습니다.
총 18개의 용어
내용을 살펴보고 의견이나 승인을 달라는 요청 표현. 메일 맺음말로 자주 사용된다.
팁: 검토를 요청할 때는 '어떤 관점에서 봐달라'는 것인지 구체적으로 명시하면 훨씬 빠른 피드백을 받을 수 있습니다.
기안은 업무 계획이나 의견을 문서로 작성하는 것, 품의는 상급자에게 승인을 요청하는 공식 문서.
팁: 품의서는 금액, 사유, 기대효과를 명확히 적어야 결재가 빨리 납니다. 상급자가 한눈에 판단할 수 있도록 핵심을 앞에 배치하세요.
메일 제목 앞에 붙이는 분류 표시. [요청], [공유], [긴급] 등으로 용건을 명확히 한다.
팁: 말머리를 통일하면 나중에 메일을 검색할 때 매우 편합니다. 팀 내 규칙이 있는지 먼저 확인하고, 없다면 제안해 보세요.
서류를 따로 첨부함. 본문과 별도로 추가 자료를 붙일 때 사용.
팁: 별첨은 본문 내용과 직접 관련은 없지만 참고할 자료를 붙일 때 씁니다. 첨부와 별첨을 구분해서 쓰면 받는 사람이 문서를 파악하기 훨씬 쉽습니다.
위에서 언급한 건에 대해서. 메일 본문을 시작할 때 자주 쓰는 격식 표현.
팁: 격식체 메일에서 자주 쓰지만, 너무 남발하면 딱딱해 보입니다. 사내 메일에서는 '말씀하신 건과 관련하여'처럼 조금 부드럽게 쓰는 것도 좋습니다.
소프트카피(Soft copy)는 디지털 파일, 하드카피(Hard copy)는 종이로 출력한 인쇄물.
팁: 회의에 하드카피를 가져가면 준비성 있는 인상을 줄 수 있습니다. 참석자 수보다 1~2부 더 여유롭게 출력하세요.
편지나 물건, 서류를 보냄.
팁: '보내드립니다'보다 '송부 드립니다'가 더 격식 있는 표현입니다. 외부 거래처나 공문에서 주로 사용하세요.
업무 메일 인사말. '수고하십니다'는 현재 진행, '수고하셨습니다'는 완료 시 사용. 윗사람에게는 '고생하셨습니다'보다 '수고 많으셨습니다'가 적절.
팁: 윗사람에게 '수고하세요'는 실례가 될 수 있습니다. 대신 '감사합니다', '좋은 하루 되세요' 같은 표현을 쓰는 것이 안전합니다.
수신(To)은 메일의 주요 대상, 참조(CC)는 내용을 공유할 사람, 숨은참조(BCC)는 다른 수신자에게 보이지 않게 참조하는 것.
팁: 참조(CC)에 넣을지 말지 고민된다면, '이 사람이 내용을 알아야 하는가?'를 기준으로 판단하세요. 불필요하게 많은 사람을 CC에 넣으면 '메일 폭탄' 취급받습니다.
파일 등을 첨부함. '첨부'보다 격식적인 표현.
팁: 격식 있는 외부 메일에서는 '첨부'보다 '유첨'을 쓰면 더 프로페셔널해 보입니다. 다만 사내 메일에서는 '첨부'로 충분합니다.
메일 본문 중간에 답변을 삽입하는 방식. 질문별로 바로 아래에 답을 다는 것.
팁: 인라인 답변을 할 때는 내 답변을 다른 색상이나 굵은 글씨로 구분하면 읽기 편합니다. 답변 앞에 [답변] 또는 이름을 붙이는 것도 좋은 방법입니다.
받은 메일을 제3자에게 보내는 것. 원문 내용이 함께 전달된다.
팁: 메일을 전달할 때는 아래쪽에 민감한 내용이 없는지 꼭 확인하세요. 이전 대화 내용이 그대로 전달되어 곤란해지는 경우가 많습니다.
메일에 파일을 함께 보내는 것. 용량 제한이 있으므로 대용량은 링크로 공유한다.
팁: '첨부 확인 부탁드립니다'라고 쓰고 파일을 안 붙이는 실수가 정말 많습니다. 보내기 전에 첨부 파일이 제대로 붙었는지 반드시 확인하세요.
문서나 정보를 여러 사람이 돌려가며 읽도록 공유하는 것.
팁: 회람 문서를 받으면 반드시 읽었다는 표시(서명이나 확인 회신)를 남기세요. 안 읽고 넘기면 나중에 '공지했는데 왜 모르냐'는 소리를 듣게 됩니다.
회신(Reply)은 보낸 사람에게만, 전체회신(Reply All)은 수신/참조에 포함된 모든 사람에게 답장하는 것.
팁: 전체회신은 정말 모든 사람이 알아야 할 때만 쓰세요. 실수로 전체회신을 누르면 내부 대화가 외부에 노출되는 사고가 일어날 수 있습니다.
답장을 달라는 정중한 요청. 기한과 함께 쓰면 더 명확하다.
팁: 기한 없이 '회신 부탁드립니다'만 쓰면 우선순위에서 밀리기 쉽습니다. '금주 금요일까지' 같은 마감일을 꼭 넣으세요.
End of Message. 메일 제목이 곧 내용임을 뜻함. 본문을 열지 않아도 되도록 제목에 핵심을 담는다.
팁: EOM은 외국계 회사나 글로벌 팀에서 주로 씁니다. 한국 회사에서는 익숙하지 않을 수 있으니, 팀 문화를 먼저 파악하세요.
For Your Reference. 참고용. FYI보다 덜 중요한 정보를 공유할 때 사용.
팁: FYI보다 한 단계 낮은 중요도를 나타냅니다. '당장 액션은 필요 없지만 나중에 참고하실 수 있도록' 보내는 것이라 이해하면 됩니다.